Politique de confidentialité

Politique de confidentialité de Benefaction Foundation 

Introduction

Les services de Benefaction Foundation, fondation publique enregistrée (appelée ci-après « Benefaction »), ont été retenus pour mettre en place un fonds orienté par le donateur (« Fonds ») en votre nom. Benefaction est aussi responsable de l’administration quotidienne du Fonds, et elle investira vos contributions dans le Fonds (collectivement, les « services »). Ce faisant, Benefaction aura accès à vos renseignements personnels. Ainsi, la présente Politique de confidentialité a pour objet de vous aider à comprendre comment et pourquoi Benefaction recueille, utilise, communique et protège les renseignements qu’elle détient à votre sujet. Les termes « Benefaction », « nous », « notre », « nos » et « nôtre » font référence à Benefaction et aux sociétés qui lui sont affiliées. Nous utilisons les termes « donateur », « vous », « vos » et « vôtre » pour faire référence à toute personne qui détient un Fonds auprès de Benefaction. Benefaction s’engage à veiller à la protection de votre droit à la vie privée, et vous pouvez avoir la certitude que vos renseignements personnels seront seulement utilisés conformément à la présente Politique de confidentialité.

Pour faciliter la compréhension de la présente Politique de confidentialité, nous résumons les points essentiels de chaque section avant d’en présenter la version intégrale. Les sommaires ne font pas partie de la politique officielle. Même si nous les fournissons, il est important que vous lisiez attentivement la politique intégrale.

Toute modification apportée à cette Politique de confidentialité sera affichée sur notre site Web; ainsi, nous vous invitons à vérifier régulièrement la « date de la dernière mise à jour ». La présente a été modifiée pour la dernière fois le 4 mars 2021.  

1. Collecte de renseignements

Sommaire: Nous recueillons des renseignements à votre sujet lorsque vous: 

  • mettez en place votre Fonds; 

  • souhaitez faire des dons additionnels dans votre Fonds; 

  • soumettez des recommandations de subventions; 

  • vous connectez à notre Portail du donateur; 

  • communiquez avec nous. 

1.1 Renseignements que vous nous fournissez

Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez directement. Par exemple, la Convention de donation que vous signez pour mettre votre Fonds en place contient votre nom, vos coordonnées (adresse de courriel, adresse postale, numéro de téléphone), votre date de naissance et votre citoyenneté. Ces renseignements sont aussi fournis concernant le ou les successeurs de votre Fonds. Selon la nature du don que vous effectuez, la Convention de donation peut aussi renfermer votre numéro de compte bancaire ou de compte de courtage.

2. Utilisation des renseignements

Sommaire: Nous utilisons vos renseignements personnels pour: 

  • administrer votre Fonds, en votre nom; 

  • communiquer avec vous;  

  • tenir des registres internes. 

2.1 Administration de votre Fonds

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour diverses raisons relatives à l’établissement, au maintien et à la gestion de votre Fonds, y compris pour: 

  • mettre votre Fonds en place; 

  • maintenir un registre exact des activités enregistrées dans votre Fonds; 

  • traiter les dons; 

  • traiter les recommandations de subventions; 

  • traiter les dons successoraux et apporter les ajustements nécessaires aux coordonnées des successeurs que vous avez nommés. 

2.2 Exploitation de Benefaction Foundation

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour diverses raisons liées à nos activités quotidiennes, y compris pour: 

  • maintenir et améliorer nos opérations; 

  • concevoir de nouveaux services à l’intention des donateurs; 

  • suivre et analyser les tendances, les usages et les activités ayant trait à nos services; 

  • dépister, enquêter et prévenir les activités frauduleuses, les abus ou toutes autres activités illégales; pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Benefaction et d’autres; pour assurer l’adhésion à nos politiques; et pour nous conformer aux lois applicables et aux demandes des gouvernements; 

  • accomplir les tâches administratives et comptables;

  • créer des statistiques concernant nos opérations et comprendre les préférences et les besoins courants et futurs de nos donateurs. 

2.3 Communications avec vous

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour diverses raisons liées aux communications avec vous, y compris pour: 

  • répondre à vos commentaires, à vos questions et à vos demandes, et pour offrir nos services à la clientèle; 

  • fournir des renseignements et des rapports au sujet des activités enregistrées dans votre Fonds; 

  • envoyer des confirmations à l’égard de vos recommandations de subventions;  

  • fournir des avis concernant votre contingent des versements annuel.

2.4 Base juridique

Notre base juridique pour la collecte et l’utilisation de renseignements, qui est décrite ci-dessus, dépend du type de renseignements et du contexte précis dans lequel nous les recueillons.

  • Nous traitons vos renseignements personnels dans le but de fournir les services conformément à notre Convention de donation;

  • Nous vérifions votre identité pour prévenir la fraude;

  • Nous traitons vos renseignements personnels lorsqu’il est dans notre intérêt légitime de le faire, à condition que cet intérêt ne l’emporte pas sur vos droits (par exemple, pour la prévention de la fraude, pour la sécurité des réseaux et des systèmes informatiques et pour améliorer nos opérations); 

  • Dans certains cas, nous pourrions avoir légalement l’obligation de recueillir des renseignements à votre sujet ou pourrions autrement avoir besoin de ces renseignements pour protéger vos intérêts fondamentaux ou ceux d’une autre personne;

  • Nous pourrions traiter des renseignements pour répondre à une obligation réglementaire ou pour nous conformer à une exigence juridique.

3. Transmission des renseignements

Sommaire: Nous ne transmettons d’aucune façon vos renseignements personnels à des fins autres que celles décrites dans la présente Politique de confidentialité. Lors de l’administration des services caritatifs de Benefaction, nous pourrions transmettre vos renseignements personnels:  

  • aux récipiendaires de subventions si vous avez demandé d’être reconnu publiquement; 

  • à nos tiers fournisseurs de services, autres fournisseurs et agents qui nous aident dans la prestation des services; 

  • aux autorités pour nous conformer à des obligations juridiques ou réglementaires; 

  • à une société affiliée ou à une entité remplaçante dans le cadre d’une transaction d’entreprise.

3.1 Transmission de données aux récipiendaires de subventions

À votre demande, nous pouvons fournir votre nom et vos coordonnées aux récipiendaires des subventions provenant de votre Fonds. Toutes les subventions versées par Benefaction à des organismes de bienfaisance sont accompagnées d’une lettre indiquant que les dons proviennent d’un Fonds individuel détenu auprès de Benefaction. Ces subventions peuvent être versées de façon anonyme ou en fournissant le nom et l’adresse du donateur dans la lettre. Dans votre Convention de donation, nous vous demandons d’indiquer votre préférence en matière de divulgation et, à moins d’indication contraire pour une ou plusieurs subventions individuelles, nous respectons cette préférence pour toutes les subventions versées à même votre Fonds.

3.2 Transmission de données à nos fournisseurs de services

Benefaction peut faire appel à des tiers fournisseurs de services, à d’autres fournisseurs ou à des agents pour accomplir certaines tâches en son nom dans le cadre de la prestation des services. Ces tâches incluent la gestion des actifs de Benefaction Fondation, la gestion de notre infrastructure technologique (y compris l’hébergement des données) et l’exploitation de notre Portail du donateur. Nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que ces fournisseurs de services accèdent, traitent et conservent vos renseignements personnels uniquement aux fins autorisées et qu’ils ont adopté des obligations de confidentialité rigoureuses et des mesures de protection des renseignements confidentiels comparables à celles de Benefaction.

3.3 Conformité à la loi

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties si nous sommes d’avis que ces divulgations sont conformes aux lois, à la réglementation, aux processus légaux ou aux audits applicables, ou que ceux-ci l’exigent.

3.4 Transmission de renseignements à des sociétés affiliées, fusion ou vente

Si Benefaction fait l’objet d’une fusion ou d’une acquisition, vos renseignements personnels pourraient être transmis, vendus ou transférés dans le cadre de cette transaction.

4. Détails additionnels

Sommaire: 

  • Benefaction Foundation est établie au Canada et régie par les lois canadiennes. Nous traitons, transférons et conservons les informations sur des serveurs situés en Amérique du Nord; 

  • Nous déployons tous les efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels et avons pris des mesures techniques et organisationnelles qui correspondent aux meilleures pratiques de l’industrie. Nous ne pouvons pas garantir que ces contrôles fourniront une sécurité absolue;  

  • Cette Politique de confidentialité est mise à jour périodiquement. 

4.1 Transfert d’information

Les données de Benefaction sont conservées et traitées en toute sécurité sur des serveurs situés au Canada et aux États-Unis. Lorsque vous ouvrez un Fonds auprès de Benefaction, vous reconnaissez que ces données pourraient être transférées aux États-Unis, où elles sont assujetties à des lois différentes sur la protection des données, et y consentez. Par exemple, des renseignements pourraient être transmis en réponse à des demandes ou à des exigences valides de la part des autorités gouvernementales, de tribunaux et d’autorités policières des États-Unis.

4.2 Sécurité et protection des données

Benefaction prend toutes les précautions raisonnables pour protéger les renseignements personnels qu’elle recueille auprès de vous. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels qui sont placés sous notre contrôle et que nous traitons en votre nom par l’entremise de leur accès, de leur collecte, de leur usage, de leur divulgation, de leur copie, de leur modification ou de leur élimination autorisés, et ce, tant pendant leur transmission qu’après les avoir reçus. 

Tous les renseignements que vous nous fournissez sont conservés sur des serveurs sécurisés. Nous utilisons des pare-feu conçus pour protéger les serveurs contre les intrus et menons des tests pour déceler les vulnérabilités des réseaux. Cela dit, il est important de noter qu’aucune méthode de transmission par Internet ou méthode électronique de stockage de données n’est entièrement sécurisée.

Nous formons nos employés à l’égard de nos politiques et de nos procédures de protection des renseignements personnels et permettons aux employés autorisés d’accéder aux renseignements selon leurs besoins et leurs rôles. Chaque employé doit signer une Entente de confidentialité et de non-divulgation, en vertu de laquelle il s’engage à ne pas utiliser ou communiquer mal à propos les renseignements personnels relatifs à nos donateurs. 

Dans le cas où vous avez choisi de vous inscrire à notre Portail du donateur en ligne, vous êtes responsable de choisir un mot de passe complexe et sécurisé, et de ne le divulguer à personne. Vous pouvez mettre à jour ou modifier votre mot de passe en accédant à la section « Mon compte » du Portail du donateur après vous être connecté.

4.3 Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire à des fins de service à la clientèle, fiscales et juridiques ou à toutes autres fins commerciales raisonnables. Pour ces raisons, nous conservons ces renseignements même après la fin de votre relation avec nous. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces renseignements, nous détruisons ou supprimons de façon sécuritaire toutes les données permettant de vous identifier personnellement.  

4.5 Mise à jour de cette politique

Nous pouvons modifier cette Politique de confidentialité de temps à autre. Dans ce cas, nous vous en informerons en publiant sa plus récente version sur notre site Web au https://benefaction.ca/ et en mettant à jour la date mentionnée dans l’introduction de cette Politique. Si nous apportons d’importants changements à cette Politique, nous vous en informerons en vous envoyant un courriel ou en affichant un avis bien en vue sur notre site Web.

5. Droits de protection des données

Sommaire: De façon générale, les particuliers ont le droit d’accéder aux renseignements personnels qu’une organisation détient à leur sujet. Ils ont également le droit de contester l’exactitude et l’intégralité de ces renseignements et de demander leur modification, au besoin. Benefaction adhère à ces exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

5.1 Exercice de vos droits à la protection des données

Benefaction répond à toutes les demandes qu’elle reçoit des personnes voulant exercer leurs droits relatifs à la protection des données conformément aux lois applicables. Veuillez consulter la section « Communiquez avec nous » ci-dessous pour obtenir nos coordonnées si vous souhaitez soumettre une demande concernant vos données personnelles.  

Vos droits relatifs à la protection des données comprennent:

  • L’accès aux renseignements personnels que Benefaction détient à votre égard; 

  • La contestation de l’exactitude et de l’intégralité de vos renseignements personnels ou des transactions enregistrées dans votre Fonds; vous pourrez demander à Benefaction de modifier les renseignements, au besoin;

  • Le dépôt d’une plainte formelle auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’égard des pratiques de collecte et d’utilisation de vos renseignements personnels de Benefaction si vous avez soulevé un problème à cet égard et que celui-ci n’a pas été résolu à votre satisfaction.

6. Communiquez avec nous

Sommaire: Conformément aux lois sur la protection des données, Benefaction est responsable du traitement de ces dernières. Nous n’avons désigné aucune personne exclusivement responsable de la protection de la vie privée, mais ces responsabilités font partie de celles de Mme Karen Hudson, notre vice-présidente des initiatives de croissance.

Si vous avez des questions concernant nos politiques ou vos renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer directement avec Mme Hudson:
Karen Hudson
Vice-présidente, initiatives de croissance
Benefaction Foundation
83, rue Harbord
Toronto (Ontario), M5S 1G4
karen@benefaction.ca